Legal Operations e a importância da área administrativas nos escritórios de advocacia
O bom funcionamento e o crescimento de qualquer empresa dependem de uma boa gestão. Um escritório de advocacia, independente do porte, é também um negócio e, consequentemente, funciona da mesma maneira que qualquer outra empresa. Portanto, ter departamentos bem estruturados e uma boa administração de tais departamentos são fatores fundamentais para que o seu negócio funcione da melhor maneira possível.
O modelo ideal de backoffice para um escritório de advocacia conta com a existência de um responsável administrativo a cada dois advogados. Naturalmente, tal padrão deve variar e flutuar de acordo com o tamanho e as condições de cada escritório, principalmente em se tratando dos de pequeno porte. De qualquer forma, é muito importante que o seu escritório de advocacia conte com a existência dos departamentos principais, como o financeiro, administrativo, facilities, marketing, comunicação e RH.
É claro que os escritórios menores, que não têm budget para bancar grandes equipes ainda, podem adaptar a maneira como estruturarão todos esses departamentos de acordo com as suas condições. Uma possibilidade é ter prestadores de serviço contratados para cuidar de áreas específicas que não sejam possíveis de se manter dentro de casa.
É fundamental, no entanto, ter um profissional dentro de casa que cuide da integração de todas as áreas, para aterrizar o trabalho de terceiros na cultura do seu escritório e manter assim a estrutura mais profissionalizado, com bom ambiente, mais eficaz e com melhor entrega.
Indo de encontro com o tema, tal necessidade se prova real quando observamos o rápido aumento no número de organizações (incluindo empresas de diferentes setores e escritórios de advocacia) que contam com um departamento de Legal Operations exclusivo. Em 2017, segundo o Legal Department Operations (LDO) Index, realizado pela Thomson Reuters, cerca de 56% das empresas que responderam às pesquisas contavam com uma equipe totalmente dedicada às operações legais. Em 2021, o número subiu para 80%!
Mas afinal, o que exatamente é o Legal Operations? O departamento de operações legais nada mais é do que a área responsável por gerenciar toda a parte administrativa e por consolidar os fluxos de trabalho dentro tanto dos escritórios de advocacia quanto dos setores jurídicos de empresas. Nos escritórios de advocacia, tal departamento é que permite o aumento da eficiência do trabalho dos advogados, tornando-se uma ferramenta estratégica para garantir que eles possam desenvolver suas atividades de forma eficaz, o que, consequentemente, aprimora a experiência dos clientes.
Diferente da Controladoria Jurídica, que tem foco na gestão das atividades jurídicas, controle de processos, trato de informações legais e organização de documentos, entre outros, o Legal Operations é totalmente voltado à gestão administrativa. Com as atividades administrativas e mais burocráticas otimizadas, os profissionais de Direito podem se concentrar em tarefas mais técnicas e estratégicas, focando os seus esforços em fornecer serviços de melhor qualidade aos clientes e em atuar de forma mais eficaz em suas atividades.
A área de operações legais pode atuar dentro do seu escritório buscando sempre analisar e melhorar os processos internos, indicadores e redução de custos. O resultado é um ganho de qualidade do trabalho e de vida dos advogados. Além disso, o setor também tem a capacidade de oferecer insights valiosos para a tomada de decisões dentro dos escritórios. Usando análise de dados e tecnologias avançadas, por exemplo, é possível obter insights sobre tendências e padrões nas operações jurídicas, identificar problemas e oportunidades de melhoria operacional e desenvolver estratégias de novos negócios.
Com uma abordagem estratégica e de interface com outras áreas da organização, como tecnologia, marketing, recursos humanos e financeiro, o Legal Operations irá proporcionar maior alinhamento do seu escritório aos requisitos do mercado atual. Uma boa relação com todas as áreas do escritório permitirá ainda o desenvolvimento de soluções multidisciplinares que contribuam para o aprimoramento da eficácia das operações jurídicas em todas as entregas.
Resumindo, a implementação bem feita de um departamento de Legal Operations pode ser decisiva para que seu escritório responda de maneira efetiva às novas e crescentes exigências do segmento jurídico, graças ao maior controle e otimização dos processos, proporcionada pela contínua busca por ferramentas de otimização e desenvolvimento tanto tecnológico quanto analógico. O setor irá garantir que todas as atividades do escritório sejam feitas da maneira correta e eficaz, deixando os advogados livres para trabalharem sem se preocupar com outras demandas. Vale a pena investir!
